C&G Forwarding es un freight forwarder mexicano con operaciones marítimas, aéreas y terrestres, que durante años gestionó su negocio desde hojas de cálculo interminables. Cotizaciones que se perdían entre filas, pagos dobles a navieras, embarques sin prefactura que se quedaban sin cobrar durante semanas y un equipo donde todos hacían todo sin saber exactamente qué le tocaba a cada quien. El problema no era la voluntad ni la capacidad; era la falta de un sistema que les diera visibilidad real sobre su propia operación.
Con Apunto, C&G Forwarding pudo mapear sus procesos desde cero, definir las responsabilidades de cada área y concentrar en un solo lugar todo lo que antes vivía disperso: pricing, operaciones, seguimiento de agentes internacionales y control financiero. Hoy revisan sus cotizaciones, sus embarques activos y sus indicadores financieros desde una sola plataforma, y lo que antes se "quedaba volando" ahora tiene dueño, fecha y estatus visible para todo el equipo.
Acerca de la empresa
C&G Forwarding es un freight forwarder mexicano especializado en comercio internacional, con una oferta de servicios que abarca prácticamente todos los modos de transporte: marítimo internacional, aéreo internacional, terrestre nacional e internacional, consolidados en terrestre y marítimo, y seguros de mercancías. Esta última vertical es especialmente particular: hay clientes que únicamente contratan el seguro con C&G sin requerir otro servicio, lo que habla de la confianza que la empresa ha construido en su nicho.
Su operación no se limita a México. C&G también participa en redes internacionales de forwarders, con corresponsales activos que les permiten atender operaciones de importación y exportación en ambas geografías. Es precisamente esta dimensión internacional, combinada con la diversidad de sus servicios, lo que hace que la gestión de su operación sea especialmente compleja: no hay un solo flujo, hay muchos, y todos deben funcionar con el mismo nivel de control y visibilidad.
Desafío principal
Antes de Apunto, C&G Forwarding pasó por casi todos los sistemas disponibles en el mercado. Empezaron con un programa desarrollado a medida para Central Cargo, muy rudimentario, recuerda Geisol —responsable de pricing y operaciones— que con el tiempo quedó completamente obsoleto. Luego migraron a Cargo Wise, uno de los sistemas más robustos del sector a nivel mundial, pero que resultó ser el opuesto al problema anterior: demasiado complejo, con áreas que nunca usarían, procesos que requerían decenas de pasos para completar una sola tarea y funcionalidades de facturación que no podían adaptarse a los requisitos fiscales particulares de México. "Era muy complejo. Cualquier cosita era un proceso muy largo y al final decidimos ya no continuar con el programa", explica Geisol. Y así, después de varios intentos fallidos con sistemas especializados, C&G terminó donde termina casi todos: en Excel.
El problema con Excel no era que no funcionara. Era que funcionaba, pero con un costo invisible. Las cotizaciones se acumulaban línea sobre línea, las nuevas empujaban hacia abajo a las antiguas, y cuando un cliente llamaba para pedir seguimiento, el equipo con frecuencia ya no recordaba haberla cotizado. Los pagos a navieras se registraban manualmente, y si alguien olvidaba marcar que ya se había realizado, el mismo cargo podía pagarse dos veces. Los embarques sin prefactura podían quedarse sin cobrar durante 30 días o más porque, simplemente, nadie los veía. Y en términos de responsabilidades internas, todo el mundo hacía un poco de todo: ventas mandaba facturas, pricing daba seguimiento a operaciones, y nadie sabía exactamente en qué punto del flujo debía intervenir cada área.
Implementación y adopción
El acercamiento a Apunto llegó a través de LinkedIn, atraídos inicialmente por el módulo de pricing. Lo que más les convenció desde el principio no fue una lista de funcionalidades, sino algo más simple y más importante: la plataforma se veía amigable.
Aun así, la implementación tuvo su propio ritmo de aprendizaje. Años de operar con hojas de cálculo crean hábitos difíciles de soltar, y pedirle al equipo que migrara completamente a un sistema nuevo implicó un esfuerzo real de cambio cultural.
En ese camino, los materiales de capacitación de Apunto jugaron un papel clave. Los videos paso a paso, resultaron ser el formato ideal para un equipo visual. La diferencia entre un manual de texto y una guía en video puede parecer menor, pero en la práctica es la diferencia entre que alguien vea el material o lo postergue indefinidamente.
El resultado más inesperado de todo el proceso de implementación fue organizacional. Al sentarse a mapear cada flujo con el equipo de Customer Success de Apunto , C&G se vio obligada a responder una pregunta que nunca había tenido respuesta formal: ¿quién hace qué, exactamente, y en qué momento? El ejercicio de digitalizar sus operaciones se convirtió, sin planearlo, en un ejercicio de claridad interna. Ventas, pricing y operaciones dejaron de compartir responsabilidades por defecto y empezaron a tener fronteras claras dentro del flujo. Ese orden, que hoy parece obvio, fue uno de los cambios más profundos que Apunto trajo consigo.
La visibilidad que te da Apunto es poder decir: ¿qué está pasando con estas cotizaciones? ¿Se enviaron, no se enviaron? Para que podamos ver que efectivamente van transcurriendo bien los procesos y sea información real." — Geisol, C&G Forwarding
Su logística con Apunto
Tres beneficios concretos resumen lo que Apunto trajo a la operación de C&G Forwarding: eliminación de pagos dobles a navieras, cero embarques sin cobrar por falta de visibilidad, y una relación internacional con Brasil que pasó de esporádica a constante.
En lo financiero, el cambio fue inmediato. Los cargos locales que antes se pagaban dos veces (porque nadie sabía con certeza si el otro ya lo había hecho) hoy tienen estatus visible para todo el equipo. Los embarques sin prefactura, que podían acumular 30 días sin generar un solo peso de ingreso, ahora aparecen identificados y accionables. Las gráficas de ingresos, egresos y cobranza le dan al equipo una radiografía financiera real, no una estimación. C&G siempre tuvo la intención de llevar un control financiero sólido; con Apunto, por fin tiene las herramientas para hacerlo.
El segundo gran beneficio llegó desde Brasil. C&G forma parte de una red internacional de forwarders y tiene un corresponsal activo en ese país. Antes, sus solicitudes de cotización llegaban de forma irregular y sin seguimiento se perdían fácilmente, gracias a esto, el volumen de requerimientos desde Brasil ha aumentado de forma sostenida. No todas las cotizaciones se cierran pero que el agente siga enviando solicitudes de forma constante tiene un valor claro: C&G está en su radar, y eso eventualmente se convierte en operaciones cerradas.
Features favoritas
- Visibilidad del pipeline de cotizaciones. Ver en tiempo real cuántas cotizaciones están enviadas, pendientes o en seguimiento cambió radicalmente el ritmo del área comercial.
- Reportes por vendedor, cliente y motivo de rechazo. La posibilidad de sacar reportes segmentados, es una de las funcionalidades que más valora el equipo.
- Control financiero real, no estimado. Las gráficas de ingresos, egresos, cobranza y profit, combinadas con los filtros por fecha de llegada y estatus de pago, le dan al equipo una radiografía financiera que antes simplemente no existía.
"Una vez que ya lo planteas y lo subes en tu plataforma, lo vas manejando y va transcurriendo solito. Es muy adaptable." — Geisol, C&G Forwarding
3 palabras que definen a Apunto
Dinámica. Fácil. Manejable.
Estas tres palabras no son casuales.
- Cuando Geisol habla de dinámica, describe una plataforma que no se siente estática ni rígida; que se mueve con el ritmo de la operación y permite avanzar sin fricción.
- Fácil apunta a algo más profundo: la posibilidad real de que alguien sin capacitación previa pueda abrir la pantalla y entender qué está pasando.
- Y manejable captura quizás el valor más importante para una empresa en crecimiento: una vez que el proceso está configurado y el equipo lo interioriza, la plataforma se convierte en algo que fluye de forma natural, sin resistencia.
