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¿Cómo calcular tu profit real por embarque sin morir en el intento?
Parece una pregunta sencilla. Pero para muchos freight forwarders, sigue siendo una caja negra. Saben cuánto vendieron. Saben cuánto pagaron (más o menos). Pero ¿el profit real? Nadie lo sabe con certeza.
¿Por qué es tan difícil calcular el profit de un embarque?
Porque calcular el profit real por embarque implica algo más que ver la factura de venta y el flete comprado. Necesitas:
Registrar todos los ingresos (ventas por flete, seguros, gastos de origen, DTA, etc.)- Registrar todos los costos reales (flete pagado, maniobras, gastos no previstos)
- Asignar correctamente los montos por embarque (sin mezclar con otros movimientos ni con gastos generales.)
Y, lo más importante: ligar la venta y el costo en el mismo lugar, para el mismo embarque. Eso con Excel es un infierno, y con sistemas contables tradicionales, muchas veces pasa lo mismo: no tienes una vista clara del margen por embarque.
Consecuencias de no tener visibilidad de la rentabilidad.
Cuando no ves el profit real, tomas decisiones con información incompleta. No sabes si tu comercial está vendiendo con margen o con pérdida, ni si la rentabilidad de un embarque justifica el esfuerzo operativo que implica. Aceptas embarques que parecen buenos en precio, pero que te cuestan dinero cuando sumas todos los costos.
Además, no puedes premiar a los vendedores que verdaderamente cuidan el profit ni corregir a tiempo las cuentas o rutas que consistentemente salen en rojo. Al final, tu negocio de transporte o de freight forwarding crece en volumen, pero no necesariamente en utilidad.
¿Cómo lograrlo?
Centraliza la operación: Usa un sistema que te permita ver en un solo lugar la venta, el costo y el profit por embarque, sin depender de archivos dispersos.- Establece flujos claros: Desde que se cotiza hasta que se cierra el embarque, define quién registra qué datos, y en qué momento, para que no se queden costos sin asignar.
- Usa etiquetas por embarque: Cada venta y cada costo debe estar ligado a un número de referencia o número de embarque único.
- Analiza tus márgenes en tiempo real: No esperes al cierre mensual. Un buen sistema te da la radiografía al instante.
Un ejemplo práctico:
Venta: $24,500 MXN- Costos:
- Flete: $12,000 MXN
- Gastos operativos: $4,500 MXN
Otros gastos: $1,200 MXN
- Profit real: $6,800 MXN (27.7%)
Sin un sistema que lo calcule por ti y lo ligue al número de embarque, ese número suele ser solo un estimado o un deseo. Con una herramienta como apunto, que te ofrece visibilidad real, puedes comparar este margen contra otros embarques y entender qué tipo de operación te deja mejor resultado, sin tener que reconstruirlo a mano al final del mes.
Conclusión
Lo que no se mide, no se mejora. Y si no sabes cuánto estás ganando por embarque, estás jugando a ciegas. Calcular tu profit real no debe ser un lujo, debe ser un hábito operativo. Y el primer paso hacia una operación sana y rentable.
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