Mucho compliance, poca protección | Laura Villegas

Mucho Compliance, Poca Protección | Laura Villegas

En este Apunto Webinar, Alonso conversó con Laura Villegas, abogada especializada en comercio exterior (despacho Vitala Estudio Legal, con más de 15 años de experiencia y una de las cuatro abogadas mexicanas con el diplomado FIATA de agenciamiento de carga), sobre el tema de la materialidad en las operaciones de los forwarders: qué es, por qué la autoridad le está poniendo tanta atención desde 2026, y los cinco errores más comunes que dejan expuesto al agente de carga.

Esto fue lo que se discutió durante la sesión.

Autodiagnóstico: ¿tu empresa realmente está protegida?

Laura arrancó la sesión con cinco preguntas para que cada forwarder se autoevaluara antes de escuchar el resto de la plática: ¿Tienes contratos firmados o solo correos (o de plano solo WhatsApp)? ¿Tu facturación soporta tu operación? ¿Cuentas con expedientes completos de tus operaciones? ¿Puedes acreditar la ejecución del servicio? ¿Cuentas con tu CAT? La idea era simple: escribir las respuestas al inicio del webinar y compararlas al final, para que cada quien identificara con claridad qué tan expuesta está su empresa.

Qué es la materialidad (y por qué no es un tema nuevo de 2026)

Laura fue clara en algo: la materialidad no nació en 2026, aunque hoy se hable de ella en cada publicación de LinkedIn. Es un concepto que no está definido tal cual en ninguna ley mexicana, sino que se ha construido a partir de criterios jurisdiccionales (Suprema Corte, Tribunales). En resumen: es la manera de acreditar la razonabilidad de tu negocio frente a la ejecución real del servicio. No basta con tener papeles para “cumplir” —el fondo de esos papeles tiene que poder demostrarle a la autoridad que el servicio efectivamente se prestó.

Un punto que remarcó varias veces: un contrato por sí solo no acredita que se prestó un servicio, así como tampoco lo hace la contabilidad o el CFDI por separado. Lo que acredita la materialidad es la evidencia en su conjunto: contratos (o términos y condiciones), documentos de transporte, expedientes trazables y una facturación congruente con lo que realmente se vendió.

Cómo se clasifican los riesgos: legales, administrativos, patrimoniales y reputacionales

Para cada uno de los cinco errores, Laura los clasificó en cuatro tipos de riesgo:

• Legal — consecuencias frente a una autoridad o un cliente.
• Administrativo — incumplimientos documentales o de procedimiento, más internos.
• Patrimonial — impacto económico directo.
• Reputacional — el más delicado en temas de materialidad: si apareces en las listas negras del artículo 69-B del Código Fiscal, no solo tienes un problema tú, también lo tienen tus clientes, y eso pega directo a tu reputación en el gremio.

Error 1: no contar con un Agency Agreement

Muchos forwarders confían en la protección de una red internacional de agentes sin tener un Agency Agreement propio con su contraparte —y ese contrato es clave no solo para la relación comercial, sino para justificar ante la autoridad por qué envías dinero al extranjero o por qué emites CFDIs relacionados con un tercero que ni siquiera es el dueño de la mercancía.

Laura detalló los puntos que todo Agency Agreement debería cubrir:

• Pagos — qué se paga (comisiones, fletes, extracostos), cómo se paga, si hay crédito, si aceptan fletes collect.
• Entrega — qué pasa si no se localiza al consignatario, a qué patio se resguarda la mercancía, quién decide.
• Identificación de filiales — quién más, dentro del mismo grupo, puede contactarte y bajo qué responsabilidad.
• Cláusulas KYC — protocolos de validación de la contraparte y de licitud de las mercancías.
• Comunicación electrónica — qué alcance legal tiene aceptar operaciones por WhatsApp o correo.
• Jurisdicción — dónde se resuelve un conflicto (comercialmente, en mediación, arbitraje o tribunales).

Su recomendación práctica: no hace falta un documento rígido de muchas páginas, pero sí que cubra estos puntos básicos —y que se comparta con los equipos contable y de operaciones, no solo con quien lo firmó.

Error 2: no contar con términos y condiciones

Cuando un cliente grande no permite modificar su contrato (“machote”), la solución es agregar una cláusula que sujete la operación a los términos y condiciones del forwarder (los de sus BLs, guías y cotizaciones). Y si de plano no hay contrato firmado, los términos y condiciones publicados —aceptados tácitamente al aceptar una cotización— sí son válidos para efectos de materialidad.

Los puntos que Laura considera indispensables en cualquier término y condición o contrato:

• Alcance del servicio — qué haces exactamente, no solo “prestación de servicios logísticos”.
• Límites de responsabilidad — sujetarse a los límites como transportista (aunque no se tengan unidades propias) protege frente a reclamos de daños indirectos o lucro cesante.
• Cláusula de aplicación estricta de demoras — que el cliente reconozca que las navieras aplican demoras incluso en casos de fuerza mayor, y que esas demoras se trasladan.
• Cláusulas KYC y de licitud de mercancías.

Error 3: no usar documentos de transporte

El BL o la guía es el documento que más acredita que un forwarder organiza fletes. Si un tercero es quien emite la guía, lo mínimo es tener un contrato con ese tercero que respalde por qué se está facturando un servicio de transporte sin contar con unidades propias —lo que jurídicamente se conoce como actuar como agente y no como principal.

Con la nueva regulación del complemento de carta porte, si ya no hay obligación de emitirla, la clave está en usar las claves correctas del SAT en la factura, respaldadas con la cotización, la comunicación con el cliente y la carta porte del transportista real, sellada de recepción.

Error 4: expedientes deficientes

Uno de los hallazgos más comunes de Laura en auditorías: los documentos existen, pero están dispersos —”fulanito tiene tal papel, sutanito tiene tal otro”— sin un expediente único y trazable por operación (BL, guía, notificación de arribo, cotización, todo bajo un mismo número de operación). No hace falta un software sofisticado; puede ser una carpeta física, pero tiene que existir esa trazabilidad completa.

Error 5: facturación incorrecta

Este es, según Laura, un tema fiscal antes que legal: el Código Fiscal exige facturar exactamente el servicio que se prestó, y eso requiere comunicación constante entre ventas, operaciones y el equipo contable —solo el forwarder sabe realmente qué vendió y cómo lo prestó.

Recomendaciones concretas:

• Usar la clave del catálogo de productos y servicios del SAT para agentes de carga (78141500), con las claves específicas según el modo de transporte.
• Aplicar correctamente las tasas de IVA (0%, 16%, con o sin retenciones) según el servicio.
• Evitar conceptos genéricos en inglés sin traducción (como THC o fuel surcharge) — un perito traductor cobra entre 900 y 1,000 pesos por hoja en caso de una revisión.
• Incluir en la factura datos que den trazabilidad al cliente, como el número de contenedor o el número de pedimento cuando aplique.

Extra: la importancia de las cláusulas KYC

Como punto adicional, Laura insistió en no dejar fuera las cláusulas de Know Your Customer: protocolos para validar que la contraparte también conoce a sus propios clientes, y que la mercancía que se mueve tiene un uso lícito y conocido en la industria. Si una mercancía no tiene un uso identificable, aunque no sea ilegal, probablemente tampoco sea lícita para efectos de esta validación.

El CAT y la trazabilidad frente a la autoridad

Laura cerró el bloque técnico con el CAT (Código Alfanumérico Armonizado del Transportista): tramitarlo y transmitir los documentos House correspondientes le da al forwarder un argumento directo frente a la autoridad —”aquí está mi transmisión, es mi obligación, no hay forma de que digas que no presté este servicio si hasta te lo transmití”. La obligación está fundamentada en la regla 2.4.6 de las Reglas Generales de Comercio Exterior y el artículo 20 de la Ley Aduanera, y Laura destacó que es la primera vez que la figura del agente de carga internacional aparece expresamente en un ordenamiento jurídico mexicano (el nuevo reglamento de la Ley Aduanera).

Preguntas del público y cierre

Durante la ronda de preguntas, una participante (Claudia, con 25 años de experiencia en materia aduanera) puntualizó el valor de que los forwarders eleven su nivel de conversación con los clientes sobre materialidad, y mencionó el trabajo de Laura con la Convención de Viena / UNCITRAL como referencia internacional de buenas prácticas contractuales.

Laura cerró ofreciendo auditorías legales-operativas para forwarders (revisión de facturas, agency agreements, contratos con transportistas, documentación) con un 20% de descuento para quienes asistieron al webinar, y adelantó que próximamente tendrá un podcast enfocado también en temas de logística.

Este webinar es parte de la serie de Apunto Webinars, donde antes se han cubierto temas de aduanas, cubicaje y tipo de cambio para forwarders. Se transmite cada dos jueves y queda disponible después en YouTube.