Cómo Smart Forward digitalizó su operación logística desde el día uno con Apunto

Smart Forward decidió construir su operación logística sobre una base 100% digital desde su primer año de vida. Con un modelo muy enfocado a servicios spot y expeditados, necesitaban una plataforma que combinara rapidez, control operativo y visibilidad de rentabilidad por embarque. Apunto se convirtió en el sistema central para mapear procesos, gestionar operaciones y conectar la operación con la facturación, permitiendo a Smart Forward crecer su equipo y volumen de embarques sin perder agilidad

Smart Forward es un freight forwarder que ofrece soluciones logísticas personalizadas con tiempos de respuesta muy rápidos y profundo conocimiento de la cadena de suministro. Su misión se basa en proporcionar soluciones hechas a la medida con quick response times y un entendimiento detallado de la cadena de suministro de sus clientes.

Atiende industrias como automotriz, aeroespacial, alta tecnología, acero/construcción y energía. Su portafolio incluye carga terrestre dentro de la región TMEC, desde vans y small box trucks hasta full truckloads y flatbeds, con capacidad nacional e internacional y monitoreo en tiempo real. En el entorno internacional, ofrece soluciones door-to-door en carga marítima y aérea, apoyándose en una red global de carriers, aerolíneas y agentes. Complementa estos servicios con transporte expedito 24/7, proyectos de carga sobredimensionada y pesada, seguros de carga, soluciones de almacén a corto y largo plazo, y despacho aduanal para operaciones de importación y exportación en México.

Smart Forward inició operaciones con un equipo muy pequeño y prácticamente todo soportado en Excel. Sin embargo, por la experiencia previa de su fundador, sabían que la operación logística implica un ritmo diario muy rápido, por lo que definieron como prioridad digitalizarse desde el arranque, aun cuando esto implicara un costo y esfuerzo extra en la etapa inicial. El objetivo era tener control tanto de las operaciones como de la rentabilidad desde el día uno.

El reto surgió porque la empresa estaba construyéndose al mismo tiempo que atendía a sus primeros clientes. Había que cotizar, coordinar embarques y registrar información mientras los procesos internos aún no estaban definidos ni documentados. No existía un flujo “listo para cargar” a un sistema, sino que se tuvieron que diseñar y refinar los procesos en paralelo a las operaciones reales. 

A esto se suma la naturaleza de su modelo de negocio. Smart Forward está fuertemente enfocada en operaciones spot y expeditadas, donde las cotizaciones se generan en cuestión de minutos y, muchas veces, el embarque se activa prácticamente de inmediato. Es común manejar tres o cuatro cotizaciones simultáneas, con distintos orígenes, destinos, precios y proveedores, lo que hace indispensable contar con un sistema que permita organizar toda esa información y evitar errores. Sin una herramienta como Apunto, y con un equipo pequeño, en el que las mismas personas debían hacer operación, registro, seguimiento y tareas administrativas, cualquier ineficiencia se traducía en pérdida de tiempo y riesgo operativo.

En este contexto, Apunto se convirtió en la base tecnológica sobre la que Smart Forward decidió construir su operación. Uno de los puntos más importantes de la implementación fue el mapeo de procesos: Apunto requiere definir flujos antes de operar, lo que llevó al equipo a documentar sus procesos tal como sucedían en la práctica. Este ejercicio permitió ordenar las etapas de trabajo, identificar pasos críticos y cerrar huecos en la operación.

Este ejercicio terminó siendo un beneficio en sí mismo. Además, la capacidad de personalizar flujos hizo posible que cada proceso se ajustara a la forma específica en que Smart Forward gestiona sus embarques, en lugar de encajar en un esquema genérico. El resultado fue una operación más estructurada y preparada para escalar.

“Me ha ayudado mucho la customización de la plataforma, puedes moldearla a tu necesidad mediante los flujos. Todos los freight forwarders operamos diferente, y me gusta que Apunto se ajusta a eso.”- Luis Siu

Actualmente, Smart Forward ha pasado de tres a ocho personas en el equipo, y cuatro de ellas trabajan activamente dentro de Apunto. Estos usuarios cubren prácticamente todo el ciclo de vida de una operación: desde el inside sales y la preventa, pasando por la apertura de operaciones y coordinación con proveedores, hasta el registro de costos e ingresos y la preparación del borrador de la factura.  

La plataforma se usa tanto para operaciones recurrentes como para aquellas que nacen de un día a otro, o incluso de la mañana a la tarde, tal como ocurre en muchos servicios spot y expeditados. Abrir un embarque desde Apunto es un proceso rápido, lo que permite responder a la velocidad que exigen los clientes. Cada embarque cuenta con una referencia clara a partir de la cual se puede iniciar y mantener la comunicación con clientes y proveedores, lo que aporta orden y trazabilidad a las cadenas de correos, instrucciones y confirmaciones.

“Nos ayudó a gestionar un mejor control operativo y administrativo, y la agilidad para responder tanto a clientes como a proveedores.”- Luis Siu

Otro elemento relevante es la conexión con la facturación. Smart Forward integró Apunto con Allegra para gestionar la parte fiscal, enlazando rápidamente la información operativa con la administrativa. Esto ha hecho que la facturación a clientes sea más coherente con lo cotizado y ejecutado, reduciendo reprocesos y errores. Asimismo, la empresa ha aprovechado la plataforma para concentrar y revisar la facturación de proveedores, apoyándose en módulos y validaciones que les ayudan a revisar que las facturas coincidan con lo acordado y registrado.

 

Para Smart Forward, tres características de Apunto se han vuelto esenciales. La primera es el mapeo y la customización de procesos: valorar poder diseñar sus propios flujos de trabajo según cómo operan en la realidad, sabiendo que cada freight forwarder trabaja distinto y que un “traje estándar” difícilmente le queda bien a todos. 

La segunda es la rapidez y responsividad. El equipo percibe que la plataforma responde de forma ágil, sin trabarse en cargas de información y permitiendo abrir operaciones a la velocidad que exige su día a día. Esto es especialmente importante cuando tienen varias cotizaciones y embarques activos al mismo tiempo y necesitan que la herramienta acompañe ese ritmo, en lugar de frenarlo.

La tercera es el enfoque operativo y financiero del software. Apunto está pensado específicamente para freight forwarders, con funcionalidades orientadas a controlar la operación y a visualizar la rentabilidad de los usuarios y de cada embarque. Para Smart Forward, esto significa poder tomar decisiones con base en datos concretos, reducir riesgos en la relación con proveedores y mantener la salud financiera de la operación mientras crecen en volumen y complejidad de servicios