Incafosa es una empresa mexicana de comercio exterior que ha construido su reputación sobre la base de un servicio excepcional al cliente. Su equipo, liderado por Priscila Alfaro como Gerente de Operaciones de Despacho y Terrestres, maneja operaciones complejas donde cada detalle importa: un error en una fecha puede comprometer toda una operación, y una respuesta tardía puede costar la confianza de un cliente.
Como muchas empresas de logística, Incafosa creció exitosamente usando Excel para gestionar sus operaciones. Pero conforme el volumen de trabajo aumentaba, Priscila se encontraba luchando contra un sistema que ya no podía seguir el ritmo. Cada día significaba navegar entre múltiples hojas de cálculo, correos electrónicos dispersos y llamadas telefónicas solo para obtener una visión completa del estatus de una operación.
La frustración era palpable. No se trataba solo de eficiencia operativa, sino de algo más profundo: la capacidad de brindar el nivel de servicio que sus clientes merecían y que definía la identidad de Incafosa. Ahí fue donde Apunto cambió todo.
El Desafío: Cuando la herramienta se convierte en obstáculo
"Antes usábamos Excel para registrar toda la información esencial de una operación", recuerda Priscila. Lo que comenzó como una solución práctica se había convertido en un laberinto de información fragmentada. El equipo había desarrollado un sistema complejo de hojas de cálculo, pero cada día traía nuevos desafíos.
Los errores eran inevitables y costosos. "Te equivocas en una fecha y ya toda tu cronología estuvo mal", explica Priscila. Un simple error de captura podía desencadenar una serie de problemas que afectaban toda la operación. Pero el verdadero problema no eran los errores ocasionales, sino la arquitectura misma del sistema.
"Tengo todo en un solo lugar, no tengo que tener 5 Excel para buscar la información de una sola operación", dice Priscila, refiriéndose a cómo era antes. La búsqueda de información se había convertido en una cacería diaria: abrir múltiples archivos, cruzar información entre hojas de cálculo, y esperar que todo coincidiera.
Para una empresa que se enorgullece de su servicio al cliente, esta fragmentación era especialmente dolorosa. "Esto también repercute en nuestro servicio al cliente, porque damos una respuesta más rápida", explica Priscila sobre el impacto directo en la experiencia del cliente. La promesa de servicio excepcional se veía constantemente amenazada por las limitaciones del sistema interno.
La Solución: Cuando todo encaja en su lugar
Cuando Incafosa implementó Apunto, el cambio fue inmediato y transformador. "Apunto lo definiría como una plataforma que te ayuda a automatizar tus procesos y como una base de datos", explica Priscila. "No solo operativamente hablando sino administrativamente hablando, porque en un solo lugar tienes toda tu información."
Por primera vez en años, el equipo podía respirar. La información que antes estaba dispersa en múltiples archivos Excel ahora vivía en un solo lugar, organizada, actualizada y accesible para todo el equipo. Pero Apunto no solo centralizó la información; transformó la manera en que el equipo trabajaba.
Apunto lo definiría como una plataforma que te ayuda a automatizar tus procesos y como una base de datos, no solo operativamente hablando sino administrativamente hablando, porque en un solo lugar tienes toda tu información.
— Priscila Alfaro, Gerente de Operaciones de Despacho y Terrestres
Claridad instantánea para todo el equipo
"Cualquier ejecutivo puede saber qué hacer solo con ver Apunto", explica Priscila. "Con ver los estados de cada operación o las fases de cada operación, puede saber qué sigue en su operación." Esta claridad visual eliminó la confusión que había plagado al equipo durante años.
Ya no era necesario explicar procedimientos complejos o preocuparse por que alguien se saltara un paso crítico. La plataforma se convirtió en una guía visual que cualquier miembro del equipo podía seguir, reduciendo drásticamente el tiempo de entrenamiento y eliminando la dependencia de conocimiento institucional disperso.
Del caos a la precisión: eliminando los errores que costaban tiempo y dinero
Los temidos "errores de dedo" que podían arruinar toda la cronología de una operación se volvieron cosa del pasado. Apunto no solo minimizó estos errores críticos, sino que transformó completamente la forma en que el equipo visualiza y gestiona la información operativa.
"Entrando a Apunto puedes ver toda la información general y detallada de tu operación", explica Priscila. Esta capacidad dual de ver tanto el panorama general como los detalles específicos en una sola pantalla revolucionó la eficiencia diaria del equipo, eliminando la necesidad de navegar entre múltiples fuentes de información.
El verdadero impacto: servicio al cliente que marca la diferencia
Para una empresa como Incafosa, donde el servicio al cliente es la diferencia competitiva, el impacto de Apunto fue inmediato y transformador. La centralización de información eliminó por completo la cacería diaria entre archivos Excel, revolucionando los tiempos de respuesta y la calidad del servicio.
Cuando un cliente llama preguntando por el estado de su operación, cualquier miembro del equipo puede acceder a Apunto y proporcionar información detallada y actualizada en segundos, no en horas. Esta capacidad de respuesta instantánea se ha convertido en una ventaja competitiva clave en el mercado de comercio exterior.
Tengo todo en un solo lugar, no tengo que tener 5 Excel para buscar la información de una sola operación. Esto también repercute en nuestro servicio al cliente, porque damos una respuesta más rápida.
— Priscila Alfaro, Gerente de Operaciones de Despacho y Terrestres
Los Resultados: Una operación que funciona como debe ser
La transformación de Incafosa con Apunto va más allá de la simple mejora en eficiencia. Es la historia de una empresa que recuperó su capacidad de brindar el servicio excepcional que siempre quiso ofrecer, pero que las limitaciones tecnológicas habían estado obstaculizando.
Hoy, el equipo de Incafosa maneja más operaciones simultáneamente, con mayor precisión y brindando un servicio al cliente que verdaderamente los diferencia en el competitivo mercado del comercio exterior. Los 5 Excel que antes fragmentaban la información han sido reemplazados por una sola fuente de verdad que todos pueden usar y entender.
"Creo que nos ha ayudado con nuestro servicio al cliente", resume Priscila. Una declaración simple que encapsula una transformación profunda: de un equipo frustrado por las limitaciones de sus herramientas a uno empoderado por la tecnología para hacer lo que mejor sabe hacer.
Para empresas de comercio exterior como Incafosa, donde cada operación cuenta y cada cliente merece respuestas rápidas y precisas, Apunto no es solo una herramienta más. Es la plataforma que permite que el talento humano brille, liberando al equipo de las tareas repetitivas para enfocarse en lo que realmente agrega valor: el servicio excepcional al cliente.