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¿Qué reportes debo tener como director de un freight forwarder?
No necesitas 50 reportes. Necesitas los correctos. Como director de un freight forwarder, tu foco debe estar en tres dimensiones: rentabilidad, salud operativa y proyección comercial. Los reportes que ves cada semana y cada mes deberían responder exactamente a eso, sin ruido.
Aquí van los 5 reportes que no te pueden faltar:
1. Reporte de Profit por Cliente / Embarque
¿Quién te deja margen real? ¿Dónde estás perdiendo dinero?
Este reporte debe darte:
Este reporte debe darte:
- Costo vs precio por embarque.
- Profit por tipo de carga o servicio (aéreo, marítimo, terrestre, proyectos, etc.).
- Clientes que están erosionando tu margen con descuentos, demoras de pago o muchas incidencias, sin que te des cuenta.
Tip: Si no puedes ligarlo embarque por embarque, estás volando a ciegas.
2. Reporte de Embudos y Conversión Comercial
¿Cotizas mucho pero cierras poco? Este reporte te da visibilidad sobre:
- Leads generados vs cotizaciones enviadas.
- Cotizaciones ganadas vs perdidas (y por qué).
- Tiempo de respuesta comercial.
Aquí puedes ver si estás fallando en velocidad, precio, foco de cliente o seguimiento. Como director, este reporte te ayuda a decidir dónde reforzar: más entrenamiento comercial, ajustes de pricing, mejoras en tu proceso de cotización o cambios en el tipo de cliente objetivo.
3. Reporte de Cargas Activas y KPIs de Servicio
¿Dónde están tus embarques hoy? ¿Quién los está atendiendo? Este dashboard debe mostrar:
- Cargas por estatus (en tránsito, en aduana, entregadas, en riesgo, con incidencia).
- Responsable por embarque (operativo o equipo asignado).
- Alertas de demoras o incidencias abiertas y embarques críticos.
Idealmente actualizado en tiempo real o cada mañana. Es tu foto diaria de salud operativa y te permite anticipar llamadas difíciles.
4. Reporte de Utilización de Recursos
¿Tu equipo está operando al límite o hay cuellos de botella? Mide:
- Número de cargas operadas por persona.
- Horas por tipo de carga o cuenta clave.
- Desbalance entre tráfico y atención al cliente y tareas administrativas.
Sirve para tomar decisiones de contratación, capacitación o automatización.
5. Reporte de Forecast y Proyección
¿Sabes cómo vienen los próximos 30, 60 o 90 días? Este reporte permite:
- Prever picos o caídas en la operación (por temporada, campañas, proyectos especiales).
- Anticipar necesidades de cashflow y de capacidad operativa.
- Tomar decisiones con tiempo: reforzar equipo, negociar con proveedores, ajustar metas comerciales.
No adivines. Proyecta. Un buen forecast no es perfecto, pero te da suficiente claridad para no vivir solo reaccionando.
Conclusión:
No se trata de tener muchos reportes, sino los relevantes para tomar decisiones de alto impacto. Si, además, puedes automatizar la generación de estos reportes cada semana o cada mes desde tu TMS, CRM o sistema contable, mucho mejor: menos Excel manual y más tiempo para pensar.
No se trata de tener muchos reportes, sino los relevantes para tomar decisiones de alto impacto. Si, además, puedes automatizar la generación de estos reportes cada semana o cada mes desde tu TMS, CRM o sistema contable, mucho mejor: menos Excel manual y más tiempo para pensar.
Control no es ver todo. Control es ver lo que importa, a tiempo, y usarlo para dirigir el rumbo de tu freight forwarder con datos y no solo con corazonadas.