¿Cuáles son los errores más comunes al cotizar un embarque?

Cotizar mal un embarque no solo significa perder dinero. También puede significar perder un cliente. 

En un mercado tan competitivo como el de los freight forwarders, una mala decisión al cotizar embarque puede ser el principio del caos operativo y de una relación comercial corta. Veamos los errores más frecuentes y cómo evitarlos para proteger margen y reputación.

Al momento de cotizar un embarque internacional o nacimiento, es común que se olviden costos como:

Un embarque con buen precio pero sin margen, es una trampa operativa:  terminas haciendo malabares para cumplir el servicio mientras absorbes diferencias por no haber incluido todo desde el inicio. Cotizar bien implica entender también qué parte de la tarifa de embarque y qué servicios complementarios vas a asumir tú y cuáles corresponderán al cliente.

Otro error habitual es trabajar con tarifas estimadas o con referencias viejas. Se arma la cotización con lo que “más o menos” se pagó antes al transportista, a la naviera o a la aerolínea, sin confirmar el precio vigente

Esto genera problemas como:

Antes de enviar la cotización final, vale la pena validar con tus proveedores clave: transporte terrestre, línea aérea (si usas un cotizador aeroméxico cargo o similar), naviera, almacenajes y seguros. Lo mismo aplica si el cliente te pregunta por conceptos cercanos a la tarifa de embarque internacional o al TUA en aerolíneas: necesitas tener claros los cargos obligatorios antes de comprometer un precio total.

3. No entender bien la necesidad del cliente
Cotizar rápido no significa cotizar bien. A veces se cotiza un servicio que no es lo que el cliente necesita:
– Cotizaste LCL y el cliente quiere FCL.
– Cotizaste CIF cuando quería EXW.

Escucha primero. Cotiza después.

4. ¿Qué riesgos hay al omitir condiciones comerciales claras?
Otro error crítico es enviar solo un número, sin condiciones claras. Frases como “no incluye seguro”, “no incluye demoras en puerto” o “válido por 5 días” deben quedar por escrito en la propuesta, de forma explícita y sin letras chiquitas. De lo contrario, abres la puerta a reclamos, descuentos forzados o pérdida de confianza cuando aparezcan cargos adicionales.

La falta de condiciones puede derivar en reclamos, descuentos forzados o pérdida de confianza.

Cuando se cotiza en dólares pero se cobra en pesos (o al revés), ignorar el tipo de cambio puede comerse tu margen silenciosamente. Si armas una cotización con un FX desactualizado y el mercado se mueve, puedes terminar ejecutando el servicio casi al costo o incluso en pérdida.

Por eso conviene usar tipos de cambio realistas, alineados con el momento de la propuesta, y en algunos casos agregar un pequeño colchón si el proyecto se decide semanas después. Cotizar embarques internacionales sin esta variable es asumir un riesgo financiero innecesario.

El último error, y uno de los más comunes, es no tener trazabilidad. Cuando no usas un sistema para gestionar tus cotizaciones puedes:

Trabajar con un sistema como Apunto, en donde puedas registrar qué cotizaste, cuándo, a quién y bajo qué condiciones evita confusiones internas, te ayuda a priorizar seguimientos y te permite comparar después qué márgenes estás logrando realmente por ruta, cliente o tipo de servicio.

Cotizar bien no es solo poner un precio. Es anticiparte a los riesgos, entender al cliente y proteger tu rentabilidad. Una buena cotización es el inicio de una operación exitosa.

Y si quieres dejar de cotizar “a ciegas” y empezar a hacerlo con datos, procesos y márgenes controlados, vale la pena verlo en acción. Agenda una demo con Apunto y conoce cómo ordenar tu proceso de cotización de embarques de principio a fin.

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